사단법인 총회 정족수·의사록,
소집부터 공증까지

정관에 다른 규정이 없으면 사원 과반수 출석과 출석사원 결의권의 과반수로 결의합니다(민법 제75조). 정관변경은 총사원 3분의 2 이상(제42조), 해산은 총사원 4분의 3 이상(제78조)의 동의가 필요합니다. 세 경우 모두 정관에 다른 규정이 있으면 정관을 따릅니다. 자세한 내용은 사단법인 정관변경 정족수·절차와 사단법인 해산 절차에서 확인하세요.

민법은 "의사록"이라는 용어로 작성·기명날인·비치 의무를 정합니다(제76조). 실무에서 회의록이라 부르는 문서도 같은 요건을 갖추면 됩니다. 설립허가 신청 때 내는 창립총회 회의록은 공증이 필요 없지만, 법인 등기 신청에 첨부하는 의사록은 원칙적으로 공증인의 인증을 받아야 합니다(공증인법 제66조의2).

비영리법인은 공익성 등의 요건을 갖춰 주무관청 추천으로 법무부장관이 지정·고시한 법인만 면제됩니다(공증인법 제66조의2제1항제2호, 시행령 제37조의3제1항). 시행령이 정한 경미한 사항(지점의 설치·이전·폐지 등)도 예외이지만 정관 변경이 필요한 경우는 제외됩니다(같은 조 제2항). 대부분의 사단법인은 공증이 필요하다고 보고 준비하는 것이 안전합니다.

사원은 서면이나 대리인으로 결의권을 행사할 수 있고(제73조제2항) 이 경우 출석한 것으로 봅니다(제75조제2항). 따라서 위임장·서면결의서를 포함해 정족수를 채울 수 있습니다. 다만 정관에서 이를 제한하거나 방법을 따로 정했다면 정관을 따릅니다(제73조제3항).

총사원의 5분의 1 이상이 회의 목적사항을 제시해 청구하면 이사는 임시총회를 소집해야 합니다. 청구 후 2주간 내 이사가 소집 절차를 밟지 않으면 청구한 사원이 법원의 허가를 얻어 소집할 수 있습니다(민법 제70조). 5분의 1 정수는 정관으로 늘리거나 줄일 수 있습니다.

의사록에는 의사의 경과, 요령, 결과를 적고 의장과 출석한 이사가 기명날인해야 하며, 이사는 의사록을 주된 사무소에 비치해야 합니다(제76조). 이를 위반하면 이사 등에게 500만원 이하의 과태료가 부과될 수 있습니다(제97조제5호).